Välkommen till Föreningarnas Hus lokalbokning.
Vi använder oss av ett system som heter boka.se. För att kunna boka lokal hos oss måste man ha ett konto hos boka.se. Kontots namn ska vara en riktig mejladress, men ges ett eget lösenord från boka.se (mejlkontot behåller förstås sitt lösenord). Lösenordet skickas till den mejladress Du anger som kontonamn. Är Ni flera i föreningen som bokar lokaler kan det vara en bra idé att skapa en mejladress specifikt för lokalbokningar, som flera kan använda sig av eftersom bokningsbekräftelser mm kommer till den adressen.
För att skaffa ett konto, gå till boka.se, klicka på Logga in-knappen och välj Skapa konto. Efter att Du har skapat ett konto hos boka.se kan Du logga in på Föreningarnas Hus bokningssystem, där alla rum vi har för bokning presenters i form av kalendrar.
Till Föreningarnas Hus Bokningskalendrar
Rummen Blå och Gröna kan bokas med en hyra (se info under respektive rum). Information om de olika rummen finns under vår huvudmeny.
Om Du inte har bokat förut, rekommenderar vi stark att Du läser igenom hur man skapar en bokning och de allmänna villkor som gäller för bokningar.
I samband med ett möte kan en beställning av fika mm göras i Husets Café.
I Föreningarnas Hus har vi 2 lokaler som är anpassade för personer med hörselnedsättning. Ateljén (hyresbelagt rum) är utrustat med fast hörselslinga och Röda rummet (avgiftsfritt rum) har bordsmikrofoner som kan förbokas genom expeditionen utan kostnad.
Örebro Föreningsråd sparar uppgivna personuppgifter från bokningar som utförs i Föreningarnas Hus bokningskalendrar. Detta om osäkerhet uppstår gällande avtal etc. Jag kan när som helst be Örebro Föreningsråd att ta bort mina bokningsuppgifter. Uppgifterna kommer inte hanteras av någon annan än styrelse och personal i Örebro Föreningsråd/Föreningarnas Hus.
Hur man gör en bokning
Bokningsrutinen
- Klicka på aktuellt rums kalender och välj dag, vecka eller månad.
- Markera önskad mötestid på önskad dag i kalendern så visas en Meny ”Skapa bokning”
- Efter att den är ifylld skickar Du önskad bokning via knappen ”Skapa bokning” till Föreningarnas Hus.
- Därefter får ni ett bekräftelsemejl till den angivna e-postadressen avseende er bokningsförfrågan.
- Efter att Föreningarnas Hus personal (Kalenderadministratör) har godkänt bokningen får ni ett definitivt bekräftelsemejl.
Meny skapa bokning i Avgiftsbelagda mötesrummen
Den ansvariges namn: Ange organisationens namn, som också kommer att visas på skärmen i entrén.
Den bokades/ansv. e-post: Ange den e-post som bekräftelsemejlet ska skickas till, har ni ingen kryssa denna ruta. OBS! Då kommer ni inte att kunna få bokningsbekräftelser.
Mobiltelefon: Ange mobilnummer till kontaktpersonen.
Kontaktperson: Bokaren eller annan person som vi kan vända oss till angående er bokning.
Antal deltagare: Uppskatta hur många som kommer att delta.
Betalande organisation: Ange vilken som är den betalande organisationen.
Organisationsnummer: Ange föreningens organisationsnummer. Om ni saknar organisationsnummer skriv in ett x.
Referens fakturering: Ange namn eller referenskod.
Fakturerings e-post: I första hand! Den epostadress dit fakturan ska gå.
Fakturerings adress: I andra hand. Adress dit fakturan ska skickas.
Ange tidspass: Hyreslokalerna debiteras i block enligt Dag (08-17), Halvdag (08-12.30/12.30-17), Kväll (17-21.30). Behövs det mer tid än valt pass ange detta, varje påbörjad timme debiteras extra på lokalhyran, enligt prislistan för varje rum.
OBS ange längre ner under ”Start och sluttid” den officiella tiden för bokningen, detta kommer då synas för deltagarna på besöksskärmen i entrén. Gröna och Blå rummet går bra att boka per pass eller timme.
(Admin.) Att betala: Lämna fältet tomt, personal återkommer om pris. Prisuppgifter för varje rum finns på hemsidan.
Visa fler fält: Fritext. Denna text visas i bekräftelsemejlet. Här kan ni lämna meddelande till oss och/eller Föreningarnas Hus kan lämna meddelande till er.
Skapa återkommande bokning: Om ni klickar på denna ruta kan ni göra en seriebokning där ni får följande alternativ: Återkommande veckodag och periodicitet
Välj datum för Periodstart: Från vilket datum seriebokningen börjar
Periodslut: Från vilket datum seriebokningen upphör
Starttid & Sluttid: Ange den officiella start och sluttid för bokningen i klockslag, detta kommer då synas för deltagarna på besöksskärmen i entrén. Självklart kan ni disponera rummet under hela tidspasset ni bokat ovan (dag, kväll osv.).
OBS! Gröna och Blå rummet skall bokas hela passet/den tiden ni behöver. Tänk på att boka med marginal så att ni hinner förbereda och avsluta mötet i god tid om någon bokar efter er. Om mötet börjar officiellt en annan tid än det bokade passet kan detta förtydligas under ”Ändamål” nedan.
Bifogad fil: Här kan ni bifoga en fil
Ändamål: Ange mötets innehåll, t ex styrelsemöte, internutbildning, ….Denna text visas tillsammans med föreningens namn på besöksskärmen i entrén.
Fritext: Ange om du har någon fråga till husvärdarna eller annan information som är relevant för er bokningsförfrågan.
Klicka på knappen ”skapa bokning” så skickas bokningsförfrågan in och ni får ett bekräftelsemejl på den information vi fått från er. Tiden är då reserverad i systemet tills personal sett över er bokning. Vänligen kontrollera att uppgifterna stämmer.
Saknas det information eller något ändras i bokningen får ni ytterligare ett mejl ”Avisering om uppdaterad bokning”. Ni kan gå in via länken i mejlet och ändra uppgifterna direkt i bokningen. När bokningen är komplett får ni ytterligare ett mejl ”Avisering om uppdaterad bokning”.
Oftast godkänns bokningar ca 1-2 veckor innan bokat datum, ni får då ännu ett mejl ”Avisering om att din bokning blivit godkänd”, vilket gäller som bokningsavtal.
Ändra bokning
Vill ni ändra något i er bokning behöver ni vara inloggad med den e-postadress som angavs när bokningen skapades. För att uppdatera klicka på er bokning i kalendern och ändra uppgifterna. Klicka sedan på ”Uppdatera”.
Att avboka
Avboka genom att följa instruktionerna i det första mejlet från boka.se som ni fick då ni bokade lokalen, eller kontakta expeditionen (vid stängt vänligen mejla). Vid avbokning senare än 7 dagar före bokat datum debiteras delar av beloppet.
Att omboka
Ombokning kan göras via expeditionen eller (upp till 7 dagar innan bokat datum) via ert konto på boka.se.
Övrigt
Vill ni endast se bokningen eller kolla vilka lediga tider/lokaler som finns, gå via länken på vår hemsida till vårt bokningssystem och välj Översiktsvyn.
Har ni frågor vänligen kontakta expeditionen, mejla till info@foreningarnashusorebro.se eller ring 070-749 92 17.