Bokningsinstruktioner

Hur man gör en bokning

Bokningsrutinen

  • Klicka på aktuellt rums kalender och välj dag, vecka eller månad.
  • Markera önskad mötestid på önskad dag i kalendern så visas en Meny ”Skapa bokning”
  • Efter att den är ifylld skickar Du önskad bokning via knappen ”Skapa bokning” till Föreningarnas Hus.
  • Därefter får ni ett bekräftelsemejl till den angivna e-postadressen avseende er bokningsförfrågan.
  • Efter att Föreningarnas Hus personal (Kalenderadministratör) har godkänt bokningen får ni ett definitivt bekräftelsemejl.

För regler och rutiner för avbokning samt mer detaljerad information mm, se slutet av detta dokument. Vid flera bokningar ges stigande rabatt. Medlemmar i Örebro Föreningsråd får 10% rabatt på lokalhyran. Observera att ni är ansvariga att vid varje bokningstillfälle följa folkhälsomyndighetens rekommendationer/regler!

Meny skapa  bokning i Avgiftsfria mötesrummen

Gäller för allmännyttiga ideella, demokratiska föreningar inom Civila Samhället som är skriven/ha verksamhet i Örebro kommun eller undantagsvis i länet. Till exempel ideella föreningar, fackliga, politiska eller liknande organisationer samt grupper av personer som inte är officiellt organiserade (”nätverk”).

Den ansvariges namn: Ange föreningens namn, som också kommer att visas på besöksskärmen i entrén.

Den bokades/ansv. e-post: Ange den e-post som bekräftelsemejlet ska skickas till, har ni ingen kryssa denna ruta. OBS! Då kommer ni inte kunna få bokningsbekräftelser.

Mobiltelefon: Ange mobilnummer till kontaktpersonen

Kontaktperson: Bokaren eller annan person som vi kan vända oss till angående er bokning

Antal deltagare: Uppskatta hur många som kommer att delta

Skapa återkommande bokning: Om ni klickar på denna ruta kan ni göra en seriebokning där ni får följande alternativ: Återkommande veckodag och periodicitet

Välj datum för periodstart: Från vilket datum seriebokningen börjar

Periodslut: Från vilket datum seriebokningen upphör

Starttid & Sluttid: Ange hela passet ni behöver boka i klockslag, detta kommer då synas för deltagarna på besöksskärmen i entrén. Tänk på att boka med marginal så att ni hinner förbereda och avsluta mötet i god tid om någon bokar efter er. Om mötet börjar officiellt en annan tid än det bokade passet kan detta förtydligas under ”Ändamål” nedan.

Bifogad fil: Här kan ni bifoga en fil

Ändamål: Ange mötets innehåll, t ex styrelsemöte, internutbildning, ….Denna text visas tillsammans med föreningens namn på besöksskärmen i entrén. Om mötet börjar officiellt en annan tid än passtiden kan ni förtydliga detta här.

Fritext: Ange om du har någon fråga till husvärdarna eller annan information som är relevant för er bokningsförfrågan.

Klicka på knappen ”skapa bokning” så skickas bokningsförfrågan in och ni får ett bekräftelsemejl på den information vi fått från er. Tiden är då reserverad i systemet tills personal sett över er bokning. Vänligen kontrollera att uppgifterna stämmer.
Saknas det information eller något ändras i bokningen får ni ytterligare ett mejl ”Avisering om uppdaterad bokning”. Ni kan gå in via länken i mejlet och ändra uppgifterna direkt i bokningen. När bokningen är komplett får ni ytterligare ett mejl ”Avisering om uppdaterad bokning”.

Oftast godkänns bokningar ca 1-2 veckor innan bokat datum, ni får då ännu ett mejl ”Avisering om att din bokning blivit godkänd”, vilket gäller som bokningsavtal.
För information om avbokning, ombokning mm se längre ner på sidan.

Meny skapa bokning i Avgiftsbelagda mötesrummen

För alla, Ideella föreningar och externa bokare, gäller även för externa bokare i Gröna och Blå rummet. Vid flera bokningar ges stigande rabatt. Medlemmar i Örebro Föreningsråd får 10% rabatt på lokalhyran.

Den ansvariges namn: Ange föreningens namn, som också kommer att visas på skärmen i entrén.

Den bokades/ansv. e-post: Ange den e-post som bekräftelsemejlet ska skickas till, har ni ingen kryssa denna ruta. OBS! Då kommer ni inte att kunna få bokningsbekräftelser.

Mobiltelefon: Ange mobilnummer till kontaktpersonen.

Kontaktperson: Bokaren eller annan person som vi kan vända oss till angående er bokning.

Antal deltagare: Uppskatta hur många som kommer att delta.

Betalande organisation: Ange vilken som är den betalande organisationen.

Organisationsnummer: Ange föreningens organisationsnummer. Om ni saknar organisationsnummer skriv in ett x.

Referens fakturering: Ange namn eller referenskod.

Fakturerings e-post: I första hand! Den epostadress dit fakturan ska gå.

Fakturerings  adress: I andra hand. Adress dit fakturan ska skickas.

Ange tidspass: Hyreslokalerna debiteras i block enligt Dag (08-17), Halvdag (08-12.30/12.30-17), Kväll (17-21.30). Behövs det mer tid än valt pass ange detta, varje påbörjad timme debiteras extra på lokalhyran, enligt prislistan för varje rum.
OBS ange längre ner under ”Start och sluttid” den officiella tiden för bokningen, detta kommer då synas för deltagarna på besöksskärmen i entrén. Gröna och Blå rummet går bra att boka per pass eller timme.

Medlem Örebro Föreningsråd (10% rabatt): Ange ja eller nej eller om ni önskar bli medlem. Som medlem har ni b l a. förmånen till 10 % rabatt på alla hyresbelagda rum.

(Admin.) Att betala: Lämna fältet tomt, personal återkommer om pris. Prisuppgifter för varje rum finns på hemsidan.

 Visa fler fält: Fritext. Denna text visas i bekräftelsemejlet. Här kan ni lämna meddelande till oss och/eller Föreningarnas Hus kan lämna meddelande till er.

Skapa återkommande bokning: Om ni klickar på denna ruta kan ni göra en seriebokning där ni får följande alternativ: Återkommande veckodag och periodicitet

Välj datum för Periodstart: Från vilket datum seriebokningen börjar

Periodslut: Från vilket datum seriebokningen upphör

Starttid & Sluttid: Ange den officiella start och sluttid för bokningen i klockslag, detta kommer då synas för deltagarna på besöksskärmen i entrén. Självklart kan ni disponera rummet under hela tidspasset ni bokat ovan (dag, kväll osv.).
OBS! Gröna och Blå rummet skall bokas hela passet/den tiden ni behöver. Tänk på att boka med marginal så att ni hinner förbereda och avsluta mötet i god tid om någon bokar efter er. Om mötet börjar officiellt en annan tid än det bokade passet kan detta förtydligas under ”Ändamål” nedan.

Bifogad fil: Här kan ni bifoga en fil

Ändamål: Ange mötets innehåll, t ex styrelsemöte, internutbildning, ….Denna text visas tillsammans med föreningens namn på besöksskärmen i entrén.

Fritext: Ange om du har någon fråga till husvärdarna eller annan information som är relevant för er bokningsförfrågan.

Klicka på knappen ”skapa bokning” så skickas bokningsförfrågan in och ni får ett bekräftelsemejl på den information vi fått från er. Tiden är då reserverad i systemet tills personal sett över er bokning. Vänligen kontrollera att uppgifterna stämmer.
Saknas det information eller något ändras i bokningen får ni ytterligare ett mejl ”Avisering om uppdaterad bokning”. Ni kan gå in via länken i mejlet och ändra uppgifterna direkt i bokningen. När bokningen är komplett får ni ytterligare ett mejl ”Avisering om uppdaterad bokning”.
Oftast godkänns bokningar ca 1-2 veckor innan bokat datum, ni får då ännu ett mejl ”Avisering om att din bokning blivit godkänd”, vilket gäller som bokningsavtal.

Ändra  bokning 

Vill ni ändra något i er bokning behöver ni vara inloggad med den e-postadress som angavs när bokningen skapades. För att uppdatera klicka på er bokning i kalendern och ändra uppgifterna.  Klicka sedan på ”Uppdatera”.

 Att avboka

Avboka genom att följa instruktionerna i det första mejlet från boka.se som ni fick då ni bokade lokalen, eller kontakta expeditionen (vid stängt vänligen mejla). Vid avbokning senare än 7 dagar före bokat datum debiteras delar av beloppet.

Att omboka

Ombokning kan göras  via expeditionen eller (upp till 7 dagar innan bokat datum) via ert konto på boka.se.

Övrigt 

Vill ni endast se bokningen eller kolla vilka lediga tider/lokaler som finns, gå via länken på vår hemsida till vårt bokningssystem och välj Översiktsvyn.

Har ni frågor vänligen kontakta expeditionen, mejla till info@foreningarnashusorebro.se eller ring 019-185210.